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Sales Flow
En esta sección aprenderás como hacer un proceso de ventas paso a paso, este debe comenzar la semana 1 y concluir la semana 7 de tu proyecto.
Step 1
Primero comenzaremos comprendiendo nuestro mercado, este se compone de 3 segmentos principales:
TN Taker
Sponsor
Supplier
TN Taker es aquel que acepta formar parte de nuestro programa incluyendo participantes de intercambio dentro de sus actividades.
Sponsor aquel que participa en nuestro programa mediante un donativo en dinero o en especie.
Supplier son todas las entidades que nos mandan participantes de intercambio (éste solo se trabaja a nivel nacional o bien local mediante cooperaciones).
Define: ¿Qué segmento(s) debo utilizar para mi proyecto?
Si tu proyecto es nacional: Revisa que segmento utiliza cada proyecto y pon mucha atención a las recomendaciones que te damos.
Si tu proyecto es local afiliado a Social Start Up: Recuerda que todo proyecto requiere de un TN Taker, pero en ocasiones nuestro proyecto no se sustenta por el donativo del TN Taker, en este caso deberás contar con un Sponsor que de el donativo que necestas para sustentar tu proyecto.
Nota: Recuerda que es mucho mejor que tu proyecto se sustente por medio del TN Taker, de lo contrario toma en cuenta los tres puntos siguientes:
1. Opción no tan viable, pero posible: Anteriormente conseguíamos primero al TN Taker y posteriormente al Sponsor, pues obviamente no podíamos ofrecer al Sponsor un programa sin tenerlo confirmado, es decir confirmado al TN Taker, lo cual por tiempo puede no ser tan conveniente pues el ingreso puede tardar en llegar y podemos poner en riesgo la sustentabilidad de nuestro proyecto.
2. Opción viable: Vende y obten el donativo que necesitas para sustentar tu proyecto.
3. Toma en cuenta que: Un Sponsor también puede darte una aportación en especie que puede hacer que tus egresos disminuyan y le de un plus especial a tu proyecto, pero te recomendamos que no te enfoques en esto, hasta tener a tu TN Taker y en su caso Sponsor que te permitan asegurar la sustentabilidad de tu proyecto.
Segmenta tu mercado
Una vez definidos tus segmentos:
a) Realiza un estudio de mercado
Considera:
¿Qué programas sociales existen en tu comunidad?
¿Cuál es la participación qué tiene el segmento de TN Taker que elegiste en tu comunidad?
b) Prospecta a tus posibles TN Takers y Sponsors
c) Registra tus posibles prospectos a TN Taker y Sponsor en nuestro CRM, no olvides revisar nuestras políticas de CRM de iGCDP.
Una vez realizado todo lo aterior puedes continuar con nuestro siguiente paso!
Step 2
El first Approach es el primer contacto que tenemos con nuestro posible TN Taker o Sponsor
Recuerda que tenemos 2 tipos de contactos:
1. Hot contacts
TN Takers o Sponsors que ya han trabajado con nosotros, los podemos contactar mediante:
Una llamada
Un correo
También son los contactos que podemos hacer en algún evento, los podemos contactar dirigiendonos directamente a ellos durante el evento
2. Cold contacts
Posibles TN Takers o Sponsors que no han tenido algún contacto con la organización, los canales por los que podemos contactarlos son:
Una llamada
Un mail
Eventos
Visita personal
Recomendaciones
Te recomendamos mandar un correo con la información del programa y llamarle inmediatamente para presentarte, introducir la organización y el programa que representamos, el objetivo de la llamada es conseguir una cita.
O bien llamar primero y posteriormente enviar el correo
Step 3
El siguiente paso es prepararse para la cita.
Lo que debes hacer es
1. Conocer a fondo tu producto
2. Empacar tu producto
a) Define: ¿Qué recursos financieros necesitas para cubrir tus gastos operativos, gastos de recepción y servicio y living conditions?
2. Empaca: Crea 3 escenarios para vender tu producto por ejemplo:
TN Taker
$1500 TN Taker no cubre ninguno de estos conceptos
$1000 TN Taker cubre algunos de estos conceptos
$500 TN Taker cubre todos los conceptos
Sponsor
Revisa nuestro apartado de:
Para hacer esto necesitarás
3. Preparar los materiales (físicos y/o virtuales) y documentos que necesitarás
Para hacer esto necesitarás
Y no está de más llevar los documentos legales que encontrarás en la página principal de Sales!
4. Preparar una esctructura de conversación o bien respuestas a las posibles preguntas
5. Confirmar tu cita mediante una llamada un día antes de ésta
Must do
Usa un outfit profesional
Ten un comportamiento profesional durante la reunión
Step 4
Antes y durante tu cita, lo que debes hacer es:
1. Antes de salir revisa que todos tus materiales (físicos y virtuales) estén listos, que tu computadora, celular, iPad o cualquier herramienta que uses tenga bateria.
2. Se puntual (llega 10 minutos antes preferentemente)
3. Alinea expectativas de TN Taker/Sponsor y responsabilidades de ambas partes en la reunión y asegúrate que el TN Taker/Sponsor entiende a la perfección nuestro programa, que tenga expectativas correctas y que comprenda sus responsabilidades, y sobre todo qué hacemos y qué le estamos ofreciendo.
4. Establece los próximos pasos con el TN Taker/Sponsor.
Must do
No prometas nada que como organización no cumpliremos.
No te pongas nervioso, recuerda que representas a una gran organización.
Step 5
Nuestra propuesta se compone de 4 cosas principales
1. Cuerpo de la propuesta:
-Introducción de la organización
-Descripción del producto
-Paquete de ventas (Sales package)
-Beneficios
-Responsabilidades de AIESEC
-Responsabilidades del TN Taker/Sponsor
-Contacto
2. Formato de requisición de talento (JQ)
3. Template de convenio
4. Documentos legales
¿Como hago mi propuesta?
1. De acuerdo a los puntos discutidos en la cita de ventas vuelve a "empaquetar" tu producto.
2. Una vez empaquetado nuevamente tu producto, haz el cuerpo de tu propuesta.
3. Edita tu template de convenio de acuerdo a los puntos discutidos en la cita y cuerpo de tu propuesta.
4. Envia tu propuesta de coolaboración, preferentemente en la mañana, el día acordado en la cita de ventas (si puedes enviarlo antes mucho mejor).
Nota: También puedes llevar la propuesta personalmente en una seguna cita que arregles el día de tu primer cita y podrás tener más seguridad de que la revisen y el cierre sea más rápido.
Step 6
En una venta el seguimiento y la puntualidad son súper importantes así que sigue estos tips:
1. Llama para confirmar que recibieron tu propuesta después de que la envíes.
2. Durante la llamada pregunta cuándo (día y hora) puedes llamarlos nuevamente para asegurar que todo está claro.
3. Llama y asegúrate que todo esté claro, pregunta cuando se pueden reunir para establecer los últimos detalles, ahora:
a) Si la propuesta ya es aceptada y consigues la cita para afinar los últimos detalles y prepara el cierre step 7
b) Si te piden hacer cambios de la propuesta, pide un nuevo DDL para regresarla con los cambios y trata de conseguir una cita para presentarla con los cambios (para modificar tu propuesta: regresa al step 5)
Step 7
Para realizar el cierre de tu venta realiza los siguientes 3 pasos:
1. Una vez que el convenio está listo para firmarse envíalo a la oficina nacional y da aviso para que sea revisado y firmado.
2. Manda el contrato firmado por nosotros al TN TAKER/SPONSOR para que lo firme.
3. Guarda el convenio original y déjales una copia.
Felicidades! Haz cerrado tu venta!
Recuerda que este paso debe ocurrir a más tardar la semana 7 de la gestión del proyecto.